5 reglas de oro para saber priorizar

Si no consigues los resultados que te gustaría en tu área profesional o en la personal, ¿has pensado que puede ser un problema de no saber cómo priorizar tu tiempo?

Aprender sobre cómo priorizar en la vida puede ayudarte a mejorar el rendimiento y a conseguir las metas que te propongas.

Vamos a explicar las 5 reglas de oro para aprender a priorizar.

«Priorizar como herramienta de estabilidad»

Aunque tener una actitud positiva ayuda, no es suficiente. Es fundamental que enfoques el tiempo como una oportunidad de llevar a cabo tareas de gran interés y que sepas por dónde empezar.

Vamos a verlo en detalle.

 

¿En qué consiste priorizar?

Priorizar es una forma de clasificar y jerarquizar una serie de elementos. Pueden ser intereses o cuestiones prácticas como el tiempo y los recursos.

Cuando te hablamos de gestión del tiempo, nos referimos también a las tareas que realizas en el trabajo o en casa. La clave en este tema es que sepas qué cuestiones son importantes y urgentes y cuáles pueden esperar a otro momento.

Lo contrario a priorizar sería que tuvieras una mezcla de actividades que necesitas hacer y las hicieras sin ningún orden. En este caso no podrías asegurarte que las cuestiones importantes e inminentes estarían finalizadas en su debido momento.

 

¿Qué aplicaciones tiene?

Ser capaz de priorizar es uno de los grandes retos de nuestro sistema de trabajo actual. En tiempos anteriores, el empleado o empresario tenía unas tareas más definidas y se priorizaba el pensamiento de cadena de montaje.

Hoy en día el trabajo multitarea está requiriendo de personas con capacidad de razonar y de colocar a cada tarea la importancia que le corresponde.

Lo ideal es aprovechar esto para conseguir beneficios. Te recomendamos que seas eficiente en tus tareas multitasking, ya que ahorrarás tiempo que podrás invertir en otras actividades que para ti son prioritarias.

Esto forma parte de una visión global que debes integrar en tu día a día, que se pueda aplicar también a las tareas de casa. Algunas personas tienen jornadas de trabajo largas y duras, pero no son capaces de establecer un orden de prioridades al llegar a casa y tampoco disfrutan de su tiempo de descanso.

 

 

5 claves para priorizar

 

1. Practica decir “no” o lo que es lo mismo: poner límites saludables.

 

Algunos clientes me comentan que les cuesta decir que no a las peticiones de otras personas, especialmente de sus jefes, familiares o amigos.

Lo que hago entonces, es explicarles que cuando no dices que no a las demandas de tu entorno y quisieras hacerlo, hay una persona a la que sí estás negándole cosas constantemente. ¿Adivinas a quién? A ti mismo.

Priorizar las necesidades de los demás por encima de las tuyas, a la larga pasa factura. Puede ser a nivel de desgaste emocional, de aumento del estrés o de desmotivación. Cuando sueles colocarte en último lugar habitualmente porque te cuesta poner límites saludables experimentas un impacto negativo en tu rendimiento y en tu vida.

 

2. Enfócate en lo que estás haciendo.

Evita las interrupciones al máximo y “saltar” de una tarea a otra. Aunque parezca que puedes hacer más de una cosa a la vez, no es totalmente cierto. En realidad, lo que hace tu cerebro es pasar rápidamente de una tarea a otra. Por ejemplo, si estás redactando un informe y hablando por teléfono, tu mente va del informe a la conversación de teléfono alternativamente. El problema es que en este modo es más fácil cometer errores por no estar totalmente centrado en una de las actividades.

Mejor, aparca 5 minutos el informe y céntrate en la conversación telefónica o decide no responder al teléfono y devolver la llamada más tarde, cuando puedas estar atento al 100%.

 

3. Agrupa tareas similares.

Las tareas pueden realizarse juntas ahorrando tiempo, por lo que quizás es mejor responder todos los emails pendientes durante 1h o 2h y después dedicarte a hacer llamadas, por ejemplo.

 

4. Cuidado con el perfeccionismo y el exceso de detalle. Vigila la dispersión.

Si en cualquier responsabilidad ves todas las tareas que tendrías que hacer, hasta las más insignificantes y tienes que hacerlas con gran perfeccionismo, esto te llevará a gastar mucho tiempo en cosas que van a aportar poco valor.

Piensa en la frase:

 

“Lo perfecto es enemigo de lo bueno”

y decide que partes de tu trabajo pueden estar suficientemente bien, aunque no estén perfectas según el tiempo que vas a invertir para que quede absolutamente excelente. Enfócate en aplicar la perfección sólo a las tareas que lo necesiten.

 

5. Aprende a “soltar”.

Deja caer lo que no sea imprescindible o no aporte tanto valor a tu trabajo y a tu vida.

Plantéalo como una renuncia temporal, puedes retomarlo más adelante. Por ejemplo si quieres perfeccionar tu inglés pero este trimestre vas desbordado de trabajo y es prioritario, escoge mejorar tu inglés más adelante o hacer un intensivo en verano.

Decide según el tiempo que tienes en qué es importante que te ocupes. Si quedan “huecos” rellénalos con las otras tareas que también te gustaría hacer pero que no te traerán tantos beneficios.

Según la Ley de Pareto:

 

“El 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados»

Así estarás priorizando el bienestar por encima de la falsa sensación de tranquilidad que da estar ocupado con tareas, aunque no sean eficientes.

 

“Aprovecha el tiempo al máximo priorizando tus tareas”

 

Es una base imprescindible de la estabilidad laboral y personal.

Cuando tienes la habilidad de organizar tu tiempo y sacar partido a tus horas de trabajo y a tus horas libres, estás construyendo estabilidad.

Es una lección fundamental si tienes problemas en compaginar el trabajo y la familia o sacar tiempo para tus aficiones.

Si quieres aprender más sobre cómo priorizar en la vida, puedes consultar este enlace o contactar con nosotros en www.coachingprofesional.net

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